Les modèles de comptes-rendus de réunion

• Simplifient le processus de création du compte-rendu
• Permettent de préserver une trace écrite des discussions
• Produisent un document de référence futur précieux

L'utilisation des modèles de comptes-rendus de réunion

Un compte-rendu de réunion sert à consigner par écrit le résumé des discussions menées au cours de la réunion et les décisions prises à son issue. Il représente un outil de référence futur précieux et garantit la transparence au sein de l'organisation ou entreprise. Toutefois, la création d'un compte-rendu fiable et rigoureux s'avère trop souvent aussi lente que fastidieuse. C'est là qu'interviennent les modèles de comptes-rendus.

En effet les modèles de comptes-rendus de réunion simplifient le processus de prise de notes en fournissant une structure claire et facile à suivre pour consigner les informations, puis produire un document d'aspect professionnel en quelques clics.

Les trois parties des modèles de comptes-rendus de réunion

L'utilisation d'un modèle de compte-rendu de réunion vous permet de produire un compte-rendu fiable recouvrant les trois phases suivantes :

1. Avant la réunion – création d'une liste de contrôle
2. Pendant la réunion – prise de notes
3. Après la réunion – finalisation, distribution et archivage du compte-rendu

L'objectif de la liste de contrôle

La liste de contrôle détaille les étapes de préparation de la réunion, informations qui devront figurer dans le compte-rendu final.

1. Préparation initiale – détails tels date, heure et lieu de la rencontre
2. Rappels et ébauche d'ordre du jour – communication de la date prévue, requêtes de suggestions et allocation de tâches préliminaires
3. Logistique – invités spéciaux, équipement, infrastructure, restauration
4. Préparation finale – confirmation, ordre du jour final et mise en place du modèle de compte-rendu

Les styles de modèles de comptes-rendus

Les modèles de comptes-rendus peuvent se présenter sous trois formes différentes :

1. Modèle de compte-rendu de type Actions – consigne les décisions prises et les actions qui en résultent, mais ne détaille pas les discussions menant à ces décisions et actions.
2. Modèle de compte-rendu de type Discussions – inclut le compte-rendu des actions, mais également le détail des échanges menant aux décisions et actions.
3. Modèle de compte-rendu de type Verbatim – consigne l'intégralité des échanges et des contributions des participants.

Indépendamment du style de modèle de compte-rendu choisi, le secrétaire doit pouvoir capturer rapidement un volume important d'informations tout au long de la réunion, ce qui n'est pas une mince affaire. C'est précisément pour faciliter cette tâche que de plus en plus d'entreprises et associations font appel à des logiciels de gestion de réunion capables de fournir des modèles de comptes-rendus.

Pour donner un exemple, le logiciel MeetingBooster permet au secrétaire de réunion de saisir les données au vol dans un modèle basé sur un ordre du jour formalisé. Il lui suffit de sélectionner le sujet en cours de discussion, de choisir le nom de l'intervenant dans la liste des participants et de consigner un résumé de ses propos.

Modification du modèle du compte-rendu de réunion

A l'issue de votre réunion, pourquoi perdre du temps à recopier et à formater vos notes lorsque vous pouvez faire appel à un modèle de compte-rendu pour créer rapidement et aisément un document abouti, d'aspect professionnel, facile à visionner, à partager et à classer ?

Non seulement le recours à un modèle de compte-rendu de réunion vous aide à optimiser toutes ces étapes, mais vous pouvez lui apporter toutes les modifications requises pour pouvoir le réutiliser pour toutes vos réunions futures du même type.

Distribution du compte-rendu de réunion

Dès la réunion terminée, il est essentiel que chaque invité reçoive un exemplaire du compte-rendu dans les plus brefs délais. Devoir envoyer ce document manuellement à chaque participant est fastidieux et lent. Pour faciliter cette tâche, certains logiciels de gestion de réunion permettent au secrétaire d'envoyer automatiquement le compte-rendu final sous forme de document PDF à tous les destinataires requis, sur simple clic.

Archivage du modèle de compte-rendu de réunion

Si vos activités reposent sur la conduite de réunions, il est important que les participants puissent accéder à leurs comptes-rendus librement et aisément, à partir de n'importe quel ordinateur. L'archivage en ligne des comptes-rendus de réunion, éventuellement lié à un système de permissions permettant de restreindre l'accès au besoin, répond à cette exigence. De plus, vous avez alors toute liberté d'archiver également le modèle de compte-rendu utilisé, prêt à l'emploi pour toutes vos réunions futures.